Охота к перемене мест
Буквально термин hot-desking означает: hot (горячий) и desk (стол). Тем не менее существует и другая трактовка этого термина. Так, согласно информации, размещенной в открытой энциклопедии Wikipedia, hot-desking – это временное использование рабочей поверхности определенной категорией трудящихся. Проще говоря, это система незакрепленных рабочих мест – офис оборудуется некими универсальными рабочими станциями, которые могут использоваться сотрудниками, бывающими в офисе редко. На Западе такой вариант обустройства рабочего пространства является весьма популярным и во многом соответствует сложившейся там корпоративной культуре. К примеру, в скандинавских странах можно встретить подвесные варианты «горячих» рабочих станций, при необходимости опускающихся с потолка.
Система изначально предполагалась несколько обезличенной, может быть, даже антииндивидуальной. Впрочем, за рубежом в последнее время появилось и другое обоснование для использования системы hot-desking, и лежит оно в плоскости равноправия людей. А именно: если кто-то все время занимает лучшее место, например, у окна, значит, он по отношению к другим сотрудникам заведомо находится в более выигрышном положении, что в принципе несправедливо. В идеале каждый должен иметь возможность менять одно рабочее место на другое. Принцип в данном случае один: лучшее место занимает тот, кто приходит раньше.
Безусловно, о столь высоких материях в компаниях, работающих на территории России, пока еще вряд ли задумываются, зато систему hot-desking уже охотно используют. Насколько же распространенной является эта тенденция?

Для тех, кто в поле
На данный момент основными пользователями этой системы являются все-таки западные компании, имеющие представительства в нашей стране, в частности в столице, или компании, работающие по западному принципу. Чаще всего это сотрудники отдела продаж или персонал, работа которого связана с посещением компаний-клиентов, например, сотрудники консалтинговых фирм, риелторских агентств, аудиторы, проводящие в отчетный период практически все свое время на объекте клиента. В некоторых компаниях свободные рабочие места отводятся экспатам или командированным, появляющимся в офисе несколько раз в месяц. Иными словами, это все те, кто вынужден работать «в полях», как часто выражаются на рынке. Компании считают такой вариант экономным: если 35–40% сотрудников работают «в поле», оборудовать стационарные рабочие места в офисе невыгодно. Затраты на аренду офисной площади сегодня занимают не последнее место в структуре расходов компании. Да и мебельные решения стоят отнюдь не дешево.
Механизм работы на hot-desking довольно прост: к небольшой рабочей поверхности, оснащенной необходимыми системами коммуникации, подключается офисный компьютер или персональный лэптоп. Приезжающий в офис сотрудник заходит на сервер компании под своим логином и начинает работу, получая доступ ко всем необходимым документам. Выгода налицо: на одном рабочем месте могут работать 2–3 человека. Все чаще hot-desking применяется и в отношении высокопоставленных сотрудников, особенно в западных компаниях. Так, иногда кабинет директора в его отсутствие может быть использован другими сотрудниками как «горячее» рабочее место. В наших фирмах эта тенденция, как и прочие западные, тоже начинает приживаться.

Экономика должна быть экономной?
Считается, что экономия затрат на аренду офисных площадей и приобретение мебели за счет системы hot-desking может составить от 25 до 50%. Так, к примеру, если два сотрудника используют одно рабочее место, экономия будет равна 50%. При годовой стоимости квадратного метра офисной площади в $600–700 это весьма существенно.
При использовании системы hot-desking можно экономить и на обустройстве офиса. Например, на материалах. Часто для «горячих» рабочих станций используется система столешниц с общими ножками, каркасами, платформой, соответственно, экономия на материалах может составить до 25%.
Hot-desking подразумевает наличие рабочей поверхности, кресла и – при необходимости – тумбы. Впрочем, это не относится к стационарным системам хранения. Во-первых, в некоторых компаниях предусматриваются отдельные зоны хранения документов, которые позволяют оптимизировать использование офисного метража. Во-вторых, при системе hot-desk все большую популярность завоевывают подкатные мобильные шкафы. Будучи персонифицированными, они стоят в специально отведенной офисной зоне. Придя на работу, сотрудник выкатывает свою тумбу и подвозит ее к свободному рабочему месту.
Мебель для hot-desking должна быть функциональной, но необязательно недорогой. Хотя, казалось бы, если уж экономить, так по полной программе! Однако в этом случае может сработать известный принцип: скупой платит дважды. Дело в том, что hot-desking требует хорошей системы кабель-каналов, розеток, различных панелей в рабочих поверхностях. Кроме того, мебель для hot-desking должна быть удобной и долговечной – ведь она будет эксплуатироваться «по полной программе» несколькими сотрудниками. Дешевая российская мебель вряд ли может похвастать эргономикой и удобством, а значит, для «горячих» рабочих мест она не подходит. Иногда случается так, что после покупки более дешевого, чем европейский аналог, кресла компания вынуждена в течение 5 лет раз в год покупать новое кресло. В итоге расходы получаются намного больше, чем при покупке одной достойной модели.

Не дом, но мотель
К объективным недостаткам системы hot-desking прежде всего можно отнести отсутствие конфиденциальности. Впрочем, это свойственно планировке open-space в целом. Многие отечественные компании пока не рискуют внедрять у себя новую систему – и сотрудники, и их руководители привыкли работать в более камерной атмосфере. Последние иногда заявляют, что они в восторге от новой системы, им нравится мебель и дизайн, но они боятся, что при переустройстве офиса по принципу hot-desking половина их сотрудников разбежится.
Стоит упомянуть и о психологическом аспекте, который стоит учитывать при внедрении hot-desking. Любой из нас комфортно себя чувствует, если у него есть личный рабочий стол. Чтобы на него можно было поставить фотографию любимой собаки, а в тумбу положить родные сердцу безделушки. Hot-desking изначально исключает этот психологический комфорт: это, как выразился один из участников рынка, мотель на одну ночь, где сотрудник может провести всего несколько часов в день.
Сотрудники британского агентства по подбору персонала Marketing Professionals UK заявили, что тенденция к использованию hot-desking может дать отрицательные результаты. А именно: привести к росту чувства неудовлетворенности у персонала, а также намного снизить продуктивность работы сотрудников. Наши специалисты считают, что для людей «в полях» не имеет значения, где работать. Мол, на работе он проводит так мало времени, что не успевает прочувствовать эту психологическую проблему. А хранить фотографии можно и в индивидуальной тумбочке, каждый день перевозимой на новое рабочее место – видимо, по принципу «все свое вожу с собой».
Что ж, в основных плюсах и минусах системы hot-desking мы разобрались. Остается понять: приживется ли эта система в нашей стране? Есть мнение, что на первых порах наиболее популярной hot-desking станет в развивающихся компаниях, численность персонала в которых динамично растет, а объем офисной площади остается прежним. В дальнейшем система «горячих» рабочих мест станет востребованной повсеместно.